Электронный документооборот (ЭДО) не только становится привычным инструментом ведения бизнеса для многих компаний, но и постепенно трансформируется – появляются новые возможности и опции, а также меняются требования, которым должны соответствовать компании и ИП. О том, что уже изменилось в сфере электронного документооборота и какие нововведения ждут российский бизнес в 2024 году, порталу Biz360.ru рассказала Юлия Ворожбицкая, старший аналитик компании SL Soft.
Досье
Юлия Ворожбицкая – старший аналитик бренда «Цитрос» компании SL Soft. Получила степень магистра в области финансового анализа. Занимается аналитическим сопровождением проектов по электронному документообороту с 2018 года. Эксперт по вопросам юридически значимого документооборота с внешними контрагентами и взаимодействию с операторами ЭДО.
Машиночитаемые доверенности
С 1 марта 2024 года электронные доверенности для сдачи отчётности в налоговую должны оформляться по новому формату 5.02. Он позволяет создавать доверенности для взаимодействия с налоговой службой с возможностью передоверия, а также предоставлять полномочия нескольким лицам. Но до 28 февраля 2025 года налоговые инспекции будут принимать доверенности и по старому формату 5.01.
Кроме того, с 1 сентября 2024 года схема работы с электронной подписью физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД) станет обязательной для всех сотрудников компании, подписывающих документы в ЭДО. Только непосредственный руководитель юридического лица сможет подписывать документы без МЧД.
Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) сотрудника организации, чтобы подписывать ею электронные документы от имени юридического лица, невозможно с 1 сентября 2023 года. Кроме того, с 1 сентября 2024 года станут нелегитимны выданные ранее КЭП сотрудников юрлица. Теперь оформляются только электронные подписи физических лиц без привязки к конкретной организации. К документам, подписанным такой электронной подписью от имени организации, при отправке требуется приложить машиночитаемую доверенность.
Таким образом, наличие МЧД становится критически важным при работе в ЭДО. Переходный период перед обязательным применением МЧД завершился 1 сентября 2023 года. На текущий момент большинство компаний и информационных систем поддерживают минимальный и обязательный для соблюдения законодательных требований набор функционала МЧД. Поэтому у функциональности МЧД ещё есть большой потенциал к развитию.
В перспективе можно говорить о полноценной реализации и более частом практическом использовании единого классификатора полномочий и поддержки ограничений к ним для формата МЧД версии 003. Это позволит сократить участие человека в операциях проверки полномочий в МЧД.
Получат развитие сервисы поддержки жизненного цикла: согласование МЧД при создании, контроль сроков действия, уведомление заинтересованных лиц и возможность автоматического перевыпуска доверенности. Также будут востребованы различные интеграции с кадровыми системами, например, для автоматического отзыва МЧД при увольнении специалиста или для её автоматического создания новому сотруднику.
Универсальный передаточный документ в новом формате
ФНС утвердила новый электронный формат для универсального передаточного документа (УПД). Приказ ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19 декабря 2023 года вступил в силу с 9 февраля 2024 года.
Помимо этого обновлённый формат УПД включает в себя и другие нюансы, которые делают обмен документами в электронной форме для бизнеса более удобным и корректным. Он учитывает все предшествующие законодательные изменения в ЭДО: добавлены новые поля (в соответствии с нормами применения МЧД, прослеживаемостью и т.п.), и в целом изменений достаточно много, поэтому затягивать с поддержкой нового формата крайне не рекомендуется.
При этом предусмотрен переходный период от прежнего формата УПД (формат 5.01) к новому (формат 5.02). Участники ЭДО до 1 апреля 2025 года вправе применять оба электронных формата. В дальнейшем обязательной для применения будет только версия УПД 5.02.
ЭДО с Республикой Беларусь
29 февраля 2024 года в Республике Беларусь был одобрен проект соглашения с Российской Федерацией о признании электронной подписи в трансграничном взаимодействии. Ранее соответствующий документ был принят правительством РФ.
Это важное нововведение для организаций, которые ведут внешнеэкономическую деятельность – экспортёров, импортёров, поставщиков услуг зарубежным партнёрам. После взаимного признания электронных подписей российские компании смогут работать с белорусскими контрагентами в своей системе ЭДО. Каждая сторона будет использовать электронную подпись своей страны.
Электронные транспортные накладные и электронный путевой лист
Ожидается, что после того, как Министерство транспорта РФ внесёт поправки в постановление правительства РФ от 21 декабря 2020 года №2200, которое регулирует использование электронных транспортных накладных, у ФНС появится возможность обновить формат электронных транспортных накладных. Это потребует своевременной адаптации систем ЭДО под законодательные и технологические изменения.
В декабре 2023 года завершился пилотный проект по применению электронного путевого листа. На основании отчёта и поступивших замечаний разрабатывается новый формат этого документа.
Кроме того, сроки обязательного применения электронных перевозочных документов при обороте алкогольной продукции могут быть перенесены. Министерство финансов в законопроекте предложило изменить начало использования электронных перевозочных документов с 1 июня 2024 года на 1 марта 2025 года, а переходный период поставить до 1 сентября 2026 года.
Маркировка товаров
В 2024 году список товарных категорий, подлежащих обязательной маркировке как на уровне производителей и импортёров, так и на уровне оптовых и розничных продавцов, пополнился рядом наименований.
Для маркировки необходима обязательная регистрация в национальной системе прослеживания товаров «Честный знак» и, соответственно, электронный документооборот. Производителям и импортёрам важно успеть завершить её как минимум за семь дней до начала оборота продукции. Продавцам же нужно зарегистрироваться в системе до старта продаж товаров, когда будет необходимо сканировать коды на продукции.
В этом году маркировке подлежат:
- пиво и другие слабоалкогольные напитки;
- безалкогольные напитки;
- бутилированная вода;
- натуральная икра;
- молочная продукция;
- медицинские товары;
- БАДы;
- кожные антисептики;
- кресла-коляски;
- титановая металлопродукция;
- средства реабилитации (ортезы, поручни, опоры и прочее);
- оптоволоконная продукция;
- радиоэлектроника и осветительные приборы;
- товары лёгкой промышленности;
- велосипеды;
- игрушки и настольные игры;
- печатная продукция;
- косметика и бытовая химия.
- до 4 тысяч рублей для физических лиц;
- до 10 тысяч рублей для должностных лиц;
- до 50 тысяч рублей для ИП;
- до 300 тысяч рублей для юридических лиц.