Конференция CNews «Электронный документооборот и управление контентом 2024» показала, что в деле электронного документооборота ставить точку придется еще очень нескоро. С одной стороны, есть успешные внедрения. Некоторые государственные органы смогли полностью отказаться от бумаги, а банки — даже сэкономить миллион долларов. С другой стороны, на практике технические решения выглядят далеко не так красиво, как в презентациях. Что с этим делать — решали на сцене и в кулуарах.
«Цитрос» — продуктовая линейка в области управления цифровыми документами. Ее на конференции представил Кирилл Соколов, управляющий директор «Цитрос» компании SL Soft. «Наши продукты полностью российские, работают на отечественном стеке оборудования и включены в реестр», — говорит он.
Работа с документами — дело небыстрое. Она состоит из большого количества этапов, и далеко не все из них в компаниях оцифрованы. «Возникают бумажные разрывы. Это когда документ изначально создается электронно, согласовывается, подписывается. А когда его надо отправить контрагенту — документ распечатывают, потом получают обратно и проверяют, не поменялось ли там чего», — говорит Кирилл Соколов. Кроме того, у людей сохраняется недоверие: а вдруг где-то и вовсе не примут электронный документ, потребуют бумажную копию.
Единая среда управления документами нужна, чтобы устранить бумажные разрывы, уйти от лишних трат денег и времени. Информационная система по работе с документами должна обеспечить все шаги: от создания документа до его хранения и даже уничтожения. Кроме того, она призвана обеспечить доверие к работе в цифровом виде в целом. «Доверие обеспечивается за счет того, что система соответствует законодательству и в ней будет удостоверено — тут документы неизменны. Это можно делать с помощью электронной подписи. А за счет того, что документы создаются по шаблону, не нужно тратить время на то, чтобы проверять их на соответствие правилам компании. Наконец, документы внутри системы обрабатываются тоже по определенным правилам. Поэтому мы точно уверены, что он прошел все нужные инстанции», — перечисляет докладчик.
Все эти элементы обеспечивает «Цитрос Цифровая Платформа». Она включает в себя такие модули, как модуль распознавания для оцифровки бумаги, СЭД для управления документооборотом и для контроля исполнительской дисциплины, КЭДО для кадрового делопроизводства, ЮЗ ЭДО для взаимодействия с контрагентами, архив и интеллектуальные сервисы, такие как текстовая аналитика и классификация документов. Кроме того, разработчики включили сюда и офисные редакторы, чтобы поддерживать российские приложения для онлайн-редактирования документов.
В результате сегодня 12 500 сотрудников имеют активные сертификаты электронной подписи. В день происходит около 13 700 подписаний. 38 бизнес-процессов протекают с использованием цифровой подписи, при этом заказчику была оставлена возможность работать и с бумажными, и с электронными документами в рамках одного процесса.
Платформа обеспечивает взаимодействие с системой «Честный знак» и системой прослеживаемости импортных товаров. Дает возможность работать и с машиночитаемыми доверенностями, и с электронными перевозочными документами. Докладчик отметил, что про МЧД можно прочитать отдельный доклад, и выступления следующих спикеров эту мысль продемонстрировали более чем красноречиво.
Полный материал читайте по ссылке