Переход на юридически значимый электронный документооборот (далее – ЮЗ ЭДО) – оптимальное решение для организаций, которые готовы автоматизировать обмен документами с использованием электронной подписи. Это позволит сократить финансовые затраты, оптимизировать трудозатраты, снизить риски утраты и порчи бумажных копий. Помимо этого, внедрив ЮЗ ЭДО, организация может разграничить пользовательский доступ к юридически значимым документам для своих сотрудников – и значит, сделать документооборот и все связанные с ним процессы более прозрачными и безопасными.
Учитывая уверенную тенденцию перехода российских компаний в «цифру», сегодня существует несколько вариантов, которые бизнес может использовать для подобной трансформации. В этой статье мы расскажем, в чем преимущества внедрения единого ИТ-решения, а не отдельного подключения к операторам электронного документооборота.
Что представляет собой универсальный подход в ЭДО
Перед организацией, которая хочет перейти на электронную систему документооборота, стоит выбор: напрямую подключиться к операторам ЭДО или внедрить готовую универсальную платформу от разработчика.
Платформа ЭДО – это основа, на базе которой реализуются различные прикладные решения. Чаще всего речь идет о конструкторах и интеграционных модулях, используя которые, заказчик имеет возможность получить набор инструментов для работы с электронной документацией, не разрабатывая их с нуля.
Платформенный подход в ЮЗ ЭДО: почему это важно
-
Внедрение платформы – лучшая возможность автоматизировать большинство бизнес-процессов, в которых так или иначе задействованы юридически значимые документы. При этом гибкие настройки таких продуктов обеспечивают глубокую кастомизацию и адаптацию системы под нужды и потребности каждого конкретного бизнеса.
-
Экономия времени, возможность в краткие сроки ввести в эксплуатацию и запустить рабочие инструменты, жизненно важные для функционирования электронного документооборота.
-
Гибкая экосистема: по мере работы с платформой пользователь может развивать ее на свое усмотрение. Готовые компоненты сервиса позволяют реализовать дополнительный программный функционал и отключать ненужный, без дополнительных временных затрат.
Еще одно важное преимущество универсального подхода к электронному документообороту - внедрение российской платформы ЮЗ ЭДО, что станет лучшим решением в условиях активного импортозамещения.
Если компания использует несколько программных продуктов от зарубежных вендоров, при переходе на отечественное ПО нет необходимости тратить время на поиск каждого российского аналога. Достаточно внедрить на предприятии единую платформу для работы с электронным документооборотом.
Универсальное решение позволит поэтапно перейти на российские IT-продукты и существенно облегчит такую интеграцию.
5 преимуществ единого решения на примере «Цитрос ЮЗ ЭДО»
Как и многие разработчики программного обеспечения для автоматизации документооборота, компания «Цитрос» сделала упор на платформенный подход.
Одним из востребованных продуктов на российском рынке стал сервис «Цитрос ЮЗ ЭДО», который позволяет создать эффективную и безопасную экосистему для обмена электронными документами.
Система используется для обмена электронными документами как внутри организации через внутреннего оператора, так и с внешними контрагентами, а также государственными ведомствами, задействовав при этом сразу нескольких операторов ЭДО. Приведем пять причин, по которым разработку «Цитрос» можно назвать лучшей альтернативой обычному подключению к операторам ЭДО.
1. Возможность работать с разными операторами. Одно из главных преимуществ платформы – мультиоператорность. Компании и их контрагенты имеют возможность обмениваться юридически значимыми электронными документами одновременно через несколько операторов ЭДО в рамках концепции «единое окно». Решение уже сегодня поддерживает работу с операторами «Диадок», «Тензор», «Сфера – Курьер», «Калуга Астрал», «Такском», VipNet. При желании компания-заказчик может подключить для обмена электронной документацией других операторов ЭДО.
2. Внутренний виртуальный оператор. Функционалом Цитрос ЮЗЭДО предусмотрен сервис для работы через виртуального оператора. Это позволяет бесплатно обмениваться неформализованными электронными документами внутри группы компаний, минуя операторов ЭДО.
3. Интеграция с любыми учетными системами. Еще одно решение, которое было реализовано в рамках Цитрос ЮЗ ЭДО – расширяемый интеграционный API. Для конечного пользователя – это в первую очередь возможность интегрироваться практически с любыми учетными, ECM-системами и другими информационными системами. В частности, «Цитрос ЮЗ ЭДО» уже сегодня имеет успешные наработки по интеграции с 1C, OeBS, Lotus, SAP, Галактика, Tessa.
4. Удобная работа в любых интерфейсах. При необходимости IT-продукт может успешно использоваться в качестве шлюза для взаимодействия с операторами. Организации, уже внедрившие Цитрос ЮЗ ЭДО, используют систему для работы в интерфейсах привычных корпоративных ИС. Это действительно очень удобный подход, который, к тому же, занимает минимум времени на внедрение и адаптацию к привычным для сотрудников компании условиям работы.
5. Независимость от операторов ЭДО. Еще одна причина, по которой платформа ЮЗ ЭДО от разработчиков «Цитрос» облегчает обмен электронными документами между контрагентами – отсутствие привязки к жестким условиям и требованиям многочисленных операторов электронного документооборота. Клиенту не нужно отслеживать частые изменения API операторов ЭДО, а также подстраиваться под нюансы и особенности их процессов. Это крайне важный момент, поскольку процессы обработки у разных операторов отличаются, а особенности компаний-клиентов при этом практически не учитываются.
Функционал «Цитрос ЮЗ ЭДО»
Помимо перечисленных выше преимуществ, платформенная разработка «Цитрос» обладает широким функционалом, что позволяет адаптировать решение под потребности любого бизнеса.
В числе ключевых функций перечислим следующие возможности.
-
Загрузка и выгрузка документов в установленных ФНС форматах. Создание и трансформация электронной документации предприятия в требуемые для работы форматы (включая произвольные для приема и передачи через операторов электронного документооборота).
-
Создание и проверка локальных и серверных электронных подписей.
-
Создание печатных форм документации с возможностью визуализации ЭП.
-
Типизация и маршрутизация юридически значимых документов в электронном формате с их интеграцией в используемую компанией корпоративную ИС.
-
Сервис поддержки пакетных операций при работе с ЮЗ ЭДО, получение и отправка пакетов документов.
-
Работа с универсальным форматом документов путем конвертации полученных от смежных систем документов из универсального в формализованный ФНС формат (а также обратная конвертация из формализованного в универсальный для передачи в смежные системы).
-
Работа с условно-входящими документами в заранее утвержденном виде.
-
Возможность маршрутизации обрабатываемых электронных документов по правилам.
-
Формирование и ведение электронного справочника контрагентов организации (с управлением их приглашениями к ЭДО и личными кабинетами для быстрого подключения).
-
Возможность одновременной работы сразу нескольких предприятий группы компаний в рамках одной инсталляции платформы «Цитрос ЮЗ ЭДО».
-
Поддержка протоколов Kerberos и LDAP.
«Цитрос ЮЗ ЭДО» позволяет использовать различные сценарии интеграции в работу пользователей:
- система может быть развернута как самостоятельное (отдельно стоящее) решение: пользователи работают в интерфейсе системы.
- частичная работа в интерфейсе «Цитрос ЮЗ ЭДО»: например, создание и согласование документов может происходить на стороне уже внедренных и успешно работающих корпоративных ИС, а подписание документов в Цитрос ЮЗ ЭДО.
- использование системы как шлюза: пользователи ЮЗ ЭДО могут работать исключительно в интерфейсах своих корпоративных информационных системах.
Как универсальное интеграционное IT-решение «Цитрос ЮЗ ЭДО» поддерживает любые виды документов, обеспечивая их полный жизненный цикл от «А» до «Я» с учетом всех требований российского законодательства, а также самого электронного сервиса. Продукт входит в Единый реестр ПО.