Как обеспечить 100% переход компании на ЭДО?

Переход на электронный документооборот не является обязательным, но все больше предприятий и организаций выбирают этот способ создания, обмена и хранения юридически значимых электронных документов.
Компании, которые откладывают процесс перехода на ЮЗ ЭДО полагают, что столкнутся с организационными, техническими и финансовыми трудностями.

В реальности внедрение электронного документооборота позволяет предприятиям любых форм собственности сократить расходы, ускорить большинство бизнес-процессов и создать доверенную среду обмена цифровой документацией.

Способы обмена цифровыми документами

На этапе принятия решения о переходе на ЭДО необходимо определить способ обмена цифровыми документами. Существует три возможных варианта:
  1. Обмен электронной документацией напрямую путем заключения соглашений с партнерами, в которых отражены порядок и условия взаимодействия. Заключение соглашения необходимо в том случае, если его участники пользуются неквалифицированной ЭП, но это применимо не ко всем документам, например, счета-фактуры требуется подписывать квалифицированной ЭП.
  2. Прямой электронный документооборот с применением квалифицированной ЭП. Такой способ ЭДО не требует заключения специального соглашения между партнерами, но имеет свои недостатки. Во-первых, отсутствие автоматической обработки документов может привести к ошибкам в учете и утере важной информации. Во-вторых, не все документы можно передавать этим способом, поэтому перейти на ЭДО получится лишь частично.
  3. Обмен документами через доверенного оператора ЮЗ ЭДО. Данный способ предусматривает подключение компании к системе ЭДО выбранного оператора и обмен документами через специальный сервис. Операторы ЭДО обладают всеми техническими возможностями и гарантируют правомерный обмен финансово-хозяйственными, юридическими, техническими и кадровыми документами.
Последний способ является наиболее предпочтительным, так как позволяет компании полностью перейти на юридически значимый электронный документооборот, упростить процесс создания документов, сократить время на обмен, обеспечить безопасность информации.

Как перейти на ЮЗ ЭДО?

Переход на электронный документооборот осуществляется в несколько этапов. Для реализации решения необходимо:
  1. Выбрать способ работы с ЭДО. Создавать, отправлять и получать документы можно через специальный сервис или системный модуль, который встраивается в программное обеспечение компании.
  2. Издать приказ о внедрении системы ЭДО на предприятии и сформировать положение об электронном документообороте.
  3. Внести изменения в учетную политику предприятия. В учетной политике нужно отразить факт создания, обмена и хранения документов в электронном виде, указать перечень документов, вид ЭЦП, список сотрудников, имеющих право подписи, особенности ведения архива.
  4. Выбрать оператора ЭДО. Список операторов, имеющих право предоставлять услуги электронного документооборота, можно найти на официальном сайте Федеральной налоговой службы. При выборе поставщика услуг лучше ориентироваться на количество партнеров, которые работают с этим оператором.
  5. Заказать квалифицированную ЭП через удостоверяющий центр, аккредитованный Министерством цифрового развития.
  6. Для обмена юридически значимыми документами понадобятся квалифицированная ЭП и средство криптографической защиты информации — программа для создания и проверки цифровой подписи.
Система «Цитрос Цифровая Платформа» и решение «Цитрос ЮЗ ЭДО» позволяют создать внутреннюю доверенную среду юридически значимого обмена и хранения электронных документов с прозрачным выходом на внешний ЮЗ ЭДО с контрагентами.
Рассмотрим подробнее.

Преимущества «Цитрос ЮЗ ЭДО»

Решение «Цитрос ЮЗ ЭДО» позволяет обмениваться цифровой документацией в рамках организации через внутреннего оператора и с бизнес-партнерами посредством операторов ЭДО. Преимущества внедрения «Цитрос ЮЗ ЭДО»:
  • мультиоператорность: единое окно обмена документацией через разных операторов;
  • интеграция с корпоративными информационными системами;
  • настройка маршрутизации документов;
  • автоматическая загрузка-выгрузка в корпоративные ИС;
  • доступ в личный кабинет и возможность оперативного подключения новых партнеров к системе ЭДО;
  • бесплатный обмен документацией между организациями внутри холдинга/группы компаний;
  • поддержка локальной и серверной электронной подписи;
  • распределение и пакетная отправка документации;
  • поддержка изменений законодательства в продукте.
«Цитрос ЮЗ ЭДО» автоматизирует рутинные бизнес-процессы, повышает эффективность внутреннего и внешнего документооборота, снижает риски, связанные с утечкой конфиденциальной информации.

Возможности комплексного решения «Цитрос Цифровая Платформа»

При переходе на ЭДО многие компании хотят получить не отдельные программные продукты, а комплексное решение с возможностью интеграции в существующий ИТ-контур предприятия.
Платформенная разработка «Цитрос Цифровая Платформа» позволяет:
  • управлять цифровым контентом на единой платформе;
  • работать с документацией вне офиса;
  • объединять бизнес-приложения в единое цифровое пространство;
  • обеспечивать безопасность и контроль над финансово-хозяйственными, юридическими, кадровыми и другими документами;
  • организовать доверенную внутреннюю и внешнюю среду предприятия;
  • автоматизировать рутинные процессы документооборота.
  Решения «Цитрос» соответствуют российскому законодательству и входят в Единый реестр ПО для ЭВМ и БД. Возможность гибкой настройки и доработки модулей позволяет адаптировать цифровые решения под задачи практически любого бизнеса и интегрировать их с другими системами электронного документооборота.

Хотите узнавать все новости блогов первыми?
Если вы хотите узнавать все новости первыми, просто оставьте адрес своей электронной почты: