Переход на электронный документооборот не является обязательным, но все больше предприятий и организаций выбирают этот способ создания, обмена и хранения юридически значимых электронных документов.
Компании, которые откладывают процесс перехода на ЮЗ ЭДО полагают, что столкнутся с организационными, техническими и финансовыми трудностями.
В реальности внедрение электронного документооборота позволяет предприятиям любых форм собственности сократить расходы, ускорить большинство бизнес-процессов и создать доверенную среду обмена цифровой документацией.
Способы обмена цифровыми документами
На этапе принятия решения о переходе на ЭДО необходимо определить способ обмена цифровыми документами. Существует три возможных варианта:
- Обмен электронной документацией напрямую путем заключения соглашений с партнерами, в которых отражены порядок и условия взаимодействия. Заключение соглашения необходимо в том случае, если его участники пользуются неквалифицированной ЭП, но это применимо не ко всем документам, например, счета-фактуры требуется подписывать квалифицированной ЭП.
- Прямой электронный документооборот с применением квалифицированной ЭП. Такой способ ЭДО не требует заключения специального соглашения между партнерами, но имеет свои недостатки. Во-первых, отсутствие автоматической обработки документов может привести к ошибкам в учете и утере важной информации. Во-вторых, не все документы можно передавать этим способом, поэтому перейти на ЭДО получится лишь частично.
- Обмен документами через доверенного оператора ЮЗ ЭДО. Данный способ предусматривает подключение компании к системе ЭДО выбранного оператора и обмен документами через специальный сервис. Операторы ЭДО обладают всеми техническими возможностями и гарантируют правомерный обмен финансово-хозяйственными, юридическими, техническими и кадровыми документами.
Как перейти на ЮЗ ЭДО?
Переход на электронный документооборот осуществляется в несколько этапов. Для реализации решения необходимо:
- Выбрать способ работы с ЭДО. Создавать, отправлять и получать документы можно через специальный сервис или системный модуль, который встраивается в программное обеспечение компании.
- Издать приказ о внедрении системы ЭДО на предприятии и сформировать положение об электронном документообороте.
- Внести изменения в учетную политику предприятия. В учетной политике нужно отразить факт создания, обмена и хранения документов в электронном виде, указать перечень документов, вид ЭЦП, список сотрудников, имеющих право подписи, особенности ведения архива.
- Выбрать оператора ЭДО. Список операторов, имеющих право предоставлять услуги электронного документооборота, можно найти на официальном сайте Федеральной налоговой службы. При выборе поставщика услуг лучше ориентироваться на количество партнеров, которые работают с этим оператором.
- Заказать квалифицированную ЭП через удостоверяющий центр, аккредитованный Министерством цифрового развития.
- Для обмена юридически значимыми документами понадобятся квалифицированная ЭП и средство криптографической защиты информации — программа для создания и проверки цифровой подписи.
Рассмотрим подробнее.
Преимущества «Цитрос ЮЗ ЭДО»
Решение «Цитрос ЮЗ ЭДО» позволяет обмениваться цифровой документацией в рамках организации через внутреннего оператора и с бизнес-партнерами посредством операторов ЭДО. Преимущества внедрения «Цитрос ЮЗ ЭДО»:
- мультиоператорность: единое окно обмена документацией через разных операторов;
- интеграция с корпоративными информационными системами;
- настройка маршрутизации документов;
- автоматическая загрузка-выгрузка в корпоративные ИС;
- доступ в личный кабинет и возможность оперативного подключения новых партнеров к системе ЭДО;
- бесплатный обмен документацией между организациями внутри холдинга/группы компаний;
- поддержка локальной и серверной электронной подписи;
- распределение и пакетная отправка документации;
- поддержка изменений законодательства в продукте.
Возможности комплексного решения «Цитрос Цифровая Платформа»
При переходе на ЭДО многие компании хотят получить не отдельные программные продукты, а комплексное решение с возможностью интеграции в существующий ИТ-контур предприятия.
Платформенная разработка «Цитрос Цифровая Платформа» позволяет:
- управлять цифровым контентом на единой платформе;
- работать с документацией вне офиса;
- объединять бизнес-приложения в единое цифровое пространство;
- обеспечивать безопасность и контроль над финансово-хозяйственными, юридическими, кадровыми и другими документами;
- организовать доверенную внутреннюю и внешнюю среду предприятия;
- автоматизировать рутинные процессы документооборота.